Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Ehrenamtsabfrage 2026 der PRO RETINA Deutschland e. V. Die Informationen werden bei der Erhebung der Daten bereitgestellt und orientieren sich an den Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Ehrenamtsabfrage ist die PRO RETINA Deutschland e. V.

PRO RETINA Deutschland e. V.
Mozartstr. 4-10
53115 Bonn
E-Mail: info@pro-retina.de
Website: https://www.pro-retina.de 

2. Datenschutzbeauftragter

Den externen Datenschutzbeauftragten der PRO RETINA Deutschland e. V. erreichen Sie unter den Ihnen bekannten Kontaktdaten oder über die hierfür vorgesehene Datenschutz-Kontaktadresse des Vereins. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind nach Art. 13 DSGVO bereitzustellen und sollten in der finalen Fassung konkret ergänzt werden.

Datenschutzbeauftragter
Mark Andrae – QaSiDa GmbH
datenschutz@pro-retina.de

3. Zweck der Verarbeitung

Die Ehrenamtsabfrage dient dazu, bestehende Daten zum ehrenamtlichen Engagement zu aktualisieren, historische Datenlücken zu schließen und vorhandene Datensätze im CRM-System Salesforce zu prüfen, zu ergänzen oder zu aktualisieren.

Außerdem dient die Abfrage dazu, den aktuellen Status des Ehrenamts festzustellen, frühere oder aktuelle Tätigkeiten besser nachzuvollziehen und das ehrenamtliche Engagement im Verein angemessen zu würdigen.

Ausgewählte Antworten auf die freiwillige Frage dazu, was das Ehrenamt bei der PRO RETINA für die jeweilige Person bedeutet, können zudem in anonymisierter Form für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins verwendet werden. Eine namentliche Veröffentlichung erfolgt nur nach gesonderter vorheriger Einwilligung.

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen der Abfrage werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Angaben zur eingeladenen Person und zur Zuordnung über den persönlichen Teilnahmelink.
• Angaben dazu, ob aktuell ein ehrenamtliches Engagement besteht.
• Angaben zum Beginn und gegebenenfalls zum Ende des Ehrenamts.
• Angaben zu aktuellen oder früheren ehrenamtlichen Tätigkeiten und Rollen.
• Freiwillige Freitextangaben dazu, was das Ehrenamt bei der PRO RETINA für die jeweilige Person bedeutet.
• Technische Protokolldaten, die bei der Nutzung der Befragungsplattform verarbeitet werden können, soweit dies für die Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes erforderlich ist.

Bitte machen Sie in Freitextfeldern möglichst keine sensiblen Angaben, insbesondere keine Angaben zu Ihrer Gesundheit, zu anderen Personen oder zu sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der Angaben zur Durchführung und Pflege der Ehrenamtsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Organisation, Dokumentation, Koordination und Würdigung des ehrenamtlichen Engagements sowie in der Pflege zutreffender Vereinsdaten.

Soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Mitgliedschafts- oder sonstigen Vereinsverhältnisses erforderlich ist, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Sofern eine Aussage später nicht nur anonymisiert, sondern unter Namensnennung veröffentlicht werden soll, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

6. Berechtigtes Interesse

Das berechtigte Interesse des Vereins besteht darin, aktuelle und möglichst vollständige Informationen über bestehendes und früheres ehrenamtliches Engagement vorzuhalten, die interne Ehrenamtskoordination zu verbessern, Erinnerungen gezielt nur an noch nicht teilnehmende Personen zu versenden und bestehende Datenlücken zu schließen.

7. Pflichtangaben und freiwillige Angaben

Ein Teil der abgefragten Informationen ist erforderlich, um den Zweck der Abfrage zu erreichen. Pflichtangaben sind in der Umfrage entsprechend gekennzeichnet.

Weitere Angaben sind freiwillig. Das gilt insbesondere für Angaben zu früheren Rollen sowie für die Freitextfrage dazu, was das Ehrenamt bei der PRO RETINA für die jeweilige Person bedeutet.

Aus einer Nichtbeantwortung freiwilliger Fragen entstehen keine Nachteile.

8. Empfänger der Daten

Innerhalb des Vereins erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf die Angaben, die mit der Organisation, Koordination, Pflege und Auswertung der Ehrenamtsdaten betraut sind.

Für die Durchführung der Befragung wird SurveyMonkey als Dienstleister eingesetzt. SurveyMonkey bietet ein Data Processing Agreement an; für Kunden aus dem EWR erfolgt der Vertrag nach den veröffentlichten Informationen mit SurveyMonkey Europe UC in Irland.

Zur Pflege und Aktualisierung der bestehenden Ehrenamtsdaten werden die Angaben mit dem eingesetzten CRM-System Salesforce abgeglichen und dort gegebenenfalls ergänzt oder aktualisiert. Für Salesforce stellt der Anbieter ebenfalls einen Datenschutz-Nachtrag beziehungsweise ein Data Processing Addendum bereit.

9. Drittlandübermittlungen

Je nach gewählter Konfiguration und den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern kann bei der Nutzung von SurveyMonkey oder Salesforce nicht ausgeschlossen sein, dass personenbezogene Daten auch in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. In diesem Fall müssen geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO bestehen, insbesondere Standardvertragsklauseln und gegebenenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen.

SurveyMonkey veröffentlicht hierzu Informationen zu Datenübermittlungen und Unterauftragsverarbeitern. Für EWR-Kunden verweist SurveyMonkey auf den Vertrag mit SurveyMonkey Europe UC in Irland und auf weitere Transfermechanismen für etwaige Übermittlungen an verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter.

10. Speicherdauer

Die in SurveyMonkey erhobenen Antworten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Prüfung, den Abgleich und die Übernahme der erforderlichen Angaben in Salesforce notwendig ist. Danach werden die Daten in SurveyMonkey und etwaige dort erzeugte Exporte gelöscht, soweit keine gesetzlichen oder ausnahmsweise berechtigten Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

Die in Salesforce übernommenen Angaben werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Pflege der Ehrenamtsdaten, die Vereinsorganisation, die Nachvollziehbarkeit des Engagements und die damit verbundenen berechtigten Interessen erforderlich sind. Hierfür sollten intern feste Prüf- und Löschfristen vorgesehen werden.

11. Herkunft der Daten

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Ehrenamtsabfrage grundsätzlich direkt bei der betroffenen Person erhoben. Ergänzend werden die Angaben mit bereits vorhandenen Datensätzen im CRM-System Salesforce abgeglichen.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der Ehrenamtsabfrage nicht statt, soweit die Angaben allein zur Datenaktualisierung, Zuordnung und internen Koordination verwendet werden.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit.

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Eine erteilte Einwilligung zur namentlichen Veröffentlichung einer Aussage können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Bereitstellung der Daten

Die Teilnahme an der Ehrenamtsabfrage ist grundsätzlich freiwillig. Soweit einzelne Angaben als Pflichtangaben gekennzeichnet sind, sind diese jedoch für die sinnvolle Durchführung und Auswertung der Abfrage erforderlich.

Ohne diese Pflichtangaben kann die Rückmeldung im Einzelfall nicht vollständig zugeordnet oder für die Aktualisierung der Ehrenamtsdaten nur eingeschränkt berücksichtigt werden.

15. Hinweise zur barrierearmen Teilnahme

Die Abfrage soll kurz, verständlich und barrierearm gestaltet sein. Wenn die Teilnahme über SurveyMonkey für Sie nicht gut möglich ist oder Sie Unterstützung beim Ausfüllen benötigen, können Sie sich an ehrenamt@pro-retina.de wenden, um eine geeignete Unterstützung oder einen alternativen Rückmeldeweg zu erhalten.

16. Stand dieser Informationen

Stand: September 2026.